Clientboxtraining op locatie

We zijn inmiddels een aantal jaar onderweg met onze CRM software Clientbox. Klanten weten ons te vinden via de zoekmachines, online campagnes, of -het meest effectief- door aanbevelingen van andere tevreden gebruikers van Clientbox, oftewel ouderwetse mond-op-mond reclame.

Veel van deze organisaties assisteren we bij het onboardingproces en configureren van hun omgeving binnen Clientbox. In mijn eerdere blogpost over het onboarden van nieuwe klanten heb ik dit uitgebreid besproken. Dit zorgt ervoor dat veel klanten een vliegende start maken en het maakt dat overstappen naar Clientbox minder ingewikkeld is. Daarnaast staan wij klaar om ondersteuning te leveren wanneer dat nodig is.

Meer dan onboarden

Soms is alleen het onboarden van nieuwe klanten niet voldoende. Dit kan herkenbaar zijn als je een groeiend bedrijf hebt waar je eigenlijk alles in eigen hand hebt en precies weet welke opdrachten er lopen en welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Jouw (papieren) agenda is de onmisbare planning tool en jouw e-mail of Whatsapp is jouw persoonlijke ticketsysteem, dat met (on)regelmaat ook ’s avonds of in het weekend wordt beantwoord.

In zo’n situatie geldt vaak: wie het hardst roept of als laatste reageert krijgt voorrang. Kortom, geen schaalbaar systeem. Zeker niet wanneer er met personeel wordt gewerkt of wanneer het de bedoeling is om personeel aan te nemen.

In de praktijk

Deze situatie is vergelijkbaar met die van onze nieuwe Clientbox-klant De Jonge Veiligheid. De Jonge Veiligheid verzorgt opleidingen met betrekking tot veiligheid, maar is ook leverancier van veiligheidsartikelen die periodiek worden onderhouden en gekeurd.

Doordat het bedrijf groeit in het aantal opdrachten, maar ook in het aantal personeelsleden, waren ze op zoek naar een systeem waarin zoveel mogelijk centraal geregeld wordt. Er is nu (te) veel afhankelijk van één persoon. Ze willen de werkzaamheden overdraagbaar maken, waarbij de communicatie met de klanten en leveranciers inzichtelijk is voor collega’s.

Daarom zijn Kees en ik zijn onlangs een middag bij deze klant op bezoek geweest om Clientbox te demonstreren. Er zijn gebruikersaccounts aangemaakt voor het kantoorpersoneel, zodat we gezamenlijk Clientbox konden verkennen en de medewerkers bekend konden worden met het systeem. Hierbij lag de focus op het relatiebeheer en het vastleggen van afspraken met klanten. Het aanmaken en versturen van offertes en facturen, het beheren van tickets, het voeren van interne communicatie met collega’s en de externe communicatie met de klanten. Ook hebben we de HRM-module bekeken, waar je verlof en verzuim kunt registreren en roosters van medewerkers kunt toevoegen.

Werkwijze

Naast het doel bekend te raken met Clientbox, hebben we gekeken hoe de huidige bedrijfsprocessen verlopen. Natuurlijk bemoeien we ons niet met hun expertise, maar we kijken wel naar hoe de processen praktisch gezien zijn ingericht. Zo kunnen we deze ombuigen naar een effectievere werkwijze in Clientbox. Enkele vragen die hier van belang zijn: Hoe verloopt de communicatie nu met de klant? Welke interne en externe afhankelijkheden zijn er bij opdrachten, zoals het opstellen van preventieplannen of de levering van artikelen? Welke acties moeten eerst uitgevoerd worden voordat de opdracht over wordt gedragen aan een collega? En hoe wordt momenteel de planning gemaakt voor de collega’s in de buitendienst?

Daarnaast kwam ook het administratieve deel aan bod, het maken en versturen van verkoopfacturen en het registreren van de inkoopfacturen. Clientbox zal gekoppeld worden met de bestaande administratie in het boekhoudprogramma.

Automatiseren

Inmiddels hebben we een duidelijk beeld van het geheel en gaan we Clientbox verder configureren. Inkomende e-mails zullen gekoppeld worden aan het ticketsysteem en wordt er een e-mailadres gekoppeld voor het zoveel mogelijk automatisch registreren van de inkoopfacturen.

Op korte termijn zal een tweede training plaatsvinden om Clientbox daadwerkelijk in gebruik te nemen en de laatste configuraties af te stemmen. Zo is De Jonge Veiligheid klaar voor de toekomst!

Benieuwd naar wat Clientbox voor jouw organisatie kan betekenen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!