Ik ben twee weken op vakantie en niemand mist mij

Nou ja, misschien wel qua gezelligheid (hoop ik), maar niet als het gaat om werk.

Vakantie. Twee weken. Zon, zwembad, geen wekker, geen notificaties. Dat is meestal het plan. Vroeger – voordat ik bij Vollan werkte – was vakantie voor mij vooral proberen níét te werken. Toch werd ik regelmatig gebeld of geappt met “Weet jij nog wat we hadden afgesproken voor project X?” of “Kun je hééééél even meekijken?” En mijn mailbox? Die zat bij terugkomst standaard ramvol. Met niet opgevolgde e-mails en heel veel CC’s, want je weet nooit of het ooit nog belangrijk is. Tijdens zo’n eerste werkweek denk je alleen maar: Waar ben ik, wat is er allemaal gebeurd en hoe snel kan ik weer op vakantie?

Chaos was gewoon normaal

Bij mijn vorige vakanties was het geen verrassing dat het werk een soort pauzestand aannam. Niet omdat ik zelf zo graag onmisbaar wilde zijn. Maar omdat niemand wist waar alles precies stond, waar ik mee bezig was of wat de status überhaupt was. Tientallen projecten liepen door elkaar heen. Alles zat in hoofden, Whatsappjes en naar mezelf gestuurde e-mails met het onderwerp: “belangrijk!!!”. Volgens mij is dat voor veel mensen met een kantoorbaan herkenbaar.

Fast forward naar werken met Clientbox bij Vollan

Bij Vollan kan ik gewoon twee weken op vakantie. Sterker nog: als je dit leest lig ik waarschijnlijk in het zwembad in Zuid-Frankrijk. En weet je wat er nu gebeurt? Niemand belt, niemand appt over werk, mijn inbox is na twee weken overzichtelijk (buiten wat spam van bedrijven die ons een dienst proberen te verkopen) en het werk? Dat gaat gewoon door. Niet omdat er geen werk is, maar omdat via onze tool Clientbox gewoon alles doorloopt.

Dat is overigens niet altijd zo geweest, want Clientbox is ontwikkeld uit pure frustratie over bovenstaande. Op een dag was Kees er klaar mee en dacht hij: dit moet en kan anders. (Voor het hele verhaal raad ik de podcastaflevering van StoryBrand met Kees aan: klik hier om hem te luisteren).

Niet nog een extra tool erbij, maar een totaaloplossing waar echt alles in samenkomt. CRM, uren, offertes, facturen, planning. Niet los van elkaar, maar logisch, overzichtelijk en zó gebouwd dat het ook werkt als jij er even niet bent.

Dus wat is er nu anders?

• Iedereen weet waar hij moet zijn voor afspraken, voortgang en contactmomenten.
• Niks staat meer in iemands hoofd, maar alles staat in het systeem.
• Collega’s kunnen zélf knopen doorhakken, omdat alle info op de juiste plek staat.
• Geen eindeloze “wie weet dit?”-slackberichten meer. Alles staat gewoon waar het hoort.
• Je hoeft geen overdracht van drie A4’tjes te schrijven voor je met vakantie gaat.

Dus nee, ik ben zeker niet onmisbaar en ja, dat voelt goed. Want als een bedrijf of afdeling alleen draait als jij er bent, dan is het geen bedrijf of afdeling. Dan ben jij het systeem. Bij Vollan snappen we dat rust en structuur geen luxe zijn, maar randvoorwaarden. Voor groei, voor samenwerking en ook gewoon voor een relaxte vakantie zonder FOMO.

Wil jij ook met een gerust hart je afwezigheidsassistent aanzetten? Kijk dan eens naar Clientbox. En wie weet lig jij de volgende keer ook in Zuid-Frankrijk. Zonder paniektelefoontjes, maar mét een goed boek en een wijntje in je hand.