Grote plannen: de rem van vooruitgang

Er is niets mis met grote plannen, maar ze zorgen wel regelmatig voor ‘problemen’. Hoe groter het plan wordt, des te kleiner de kans dat het in korte tijd volledig uitgevoerd kan worden. Je hebt namelijk de behoefte om het in één keer volledig én goed te doen. Voor klanten lukt dat meestal prima, maar zodra het voor jezelf is, werkt het net even anders. Herken je dat?

Je wilt niet half beginnen, het moet volledig zijn, het liefst meteen perfect. Dus wacht je op het juiste moment, op de tijd en de rust om het vraagstuk volledig aan te pakken. De periode waarin het rustiger wordt, het moment dat we meer tijd hebben. En dat is precies waar het mis gaat, want dat moment is er zelden of je hebt tussentijds weer nieuwe ideeën op die spreekwoordelijke plank gegooid en de waan van de dag heeft het even overgenomen. De tijd die je voor het ideale scenario nodig hebt is er nooit helemaal, de rust al helemaal niet, en zo blijven de mooiste plannen het langst liggen.

Wat wel werkt?

Om dat te voorkomen, breng je eerst het grote plaatje in kaart, waar wil je naartoe en hoe ziet dit er idealiter uit. Dat plan deel je vervolgens op in kleine, behapbare stappen die je in een korte tijd kunt zetten. Die stappen maak je zo klein mogelijk, om zo snel mogelijk tot resultaat te komen. Dat betekent dus dat wat je doet niet af is, niet perfect is en in sommige gevallen niet eens helemaal naar je zin is.

Dat voelt in het begin wat ongemakkelijk. Je zet namelijk iets in de wereld dat nog niet is wat je voor ogen hebt, en dat is tegen je natuur. Maar bedenk je dit: de buitenwereld kent jouw stip op de horizon niet. Niemand legt jouw eerste stap naast jouw ideaalbeeld. Wat anderen zien, is simpelweg dat je vooruitgaat. En jij en de mensen in je team voelen datzelfde, elke keer als er weer een stap is gezet. Kleine stappen leveren dus niet alleen resultaat op, maar ook het gevoel van vooruitgang. En dat gevoel is wat jou en de mensen om je heen in beweging houdt.

Onze eigen website is daar een voorbeeld van. We hebben de wens om die helemaal opnieuw te bouwen, en daarom wilde ik er eigenlijk mee wachten tot we de tijd hadden om het in één keer volledig te doen. Maar je snapt het al: die tijd die maken we om allerlei redenen niet en die website is er na zes maanden nog steeds niet.

Dus heb ik een andere keuze gemaakt. In plaats van te wachten op één grote vernieuwing, zijn we de bestaande site nu stap voor stap aan het finetunen. Het verhaal scherper, de pijlers helderder, de opbouw anders, de foto’s van het team vernieuwen. Vrijwel elke dag doen we aanpassingen. Het resultaat is dat de website iedere dag een beetje beter wordt. En dat het nóg beter kan? Dat weten we én accepteren we. Vandaag is het beter dan gisteren.

Ondertussen wordt op dezelfde manier gewerkt aan die nieuwe stijl en website, in stappen, zodat we vooruitgaan en steeds een van die stappen af kunnen vinken. Een stap dichter bij het grote plaatje, terwijl dat ook nu steeds verschuift en wordt bijgesteld. Want dat plaatje is vaak geen eindpunt dat je concreet bereikt; het is en blijft een doorlopend proces.

Het eindpunt verschuift

Ik zie dit in vrijwel ieder bedrijf terug. Het grootste risico van een groot plan zit niet in de uitvoering, niet in de tijd, de capaciteit of de afhankelijkheden. Het zit erin dat de werkelijkheid niet stilstaat terwijl jij eraan werkt. Je bedrijf verandert, je mensen ontwikkelen zich, klanten stellen andere vragen, prioriteiten verschuiven. En daarmee verandert ook wat je nodig hebt.

Wat je vandaag bedenkt, past bij je bedrijf zoals het nú is. Heb je er zes of twaalf maanden voor nodig om het volledig uit te werken, dan heeft je bedrijf inmiddels andere behoeften. Je lost dan een vraagstuk uit het verleden op, terwijl de organisatie alweer voor nieuwe uitdagingen staat. De boodschap op onze website zes maanden geleden, was anders geweest dan die van vandaag.

Op papier klopt het plan misschien nog, maar het sluit niet meer aan op de werkelijkheid. En in al die maanden van voorbereiden op die grote knal heeft niemand
jij niet, je team niet, je klant niet
ook maar iets van vooruitgang gevoeld.

Dat is geen teken dat je plan slecht was

Een bedrijf staat nooit stil, dus verandert niet alleen de route naar je doel, maar ook het doel zelf. En dat is wat vaak vergeten wordt: ook de stip op de horizon ligt niet vast. Nieuwe inzichten scherpen die aan, breiden hem uit of vervangen hem deels. Door in kleine stappen te werken merk je dat op tijd en stuur je onderweg bij, in plaats van pas als alles al staat.

De grootste valkuil ontstaat als een plan zó groot wordt dat alles ervoor moet wijken. Verbeteringen worden uitgesteld, want eerst moet dít af. Besluiten blijven liggen, mensen wachten op elkaar. Zo wordt het plan dat beweging moest brengen precies het tegenovergestelde: de rem op je vooruitgang.

De kunst is om twee dingen tegelijk te doen: stel de stip op de horizon steeds bij op wat je vandaag weet, en houd de stappen ernaartoe zo klein mogelijk. Zo beweegt je aanpak mee met je bedrijf en bereik je sneller, effectiever en met minder verspilling het resultaat dat op dát moment het meest waardevol is.

Merk je dat een plan te groot wordt om aan te beginnen? Dan heb je niet meer tijd nodig, dan moet je het opdelen. Focus op beter in plaats van op af. Want af is een moment dat misschien nooit komt.

Beter kun je vandaag al worden, en morgen weer.